ภาษาไทย

การสื่อสารในการประชุม

     การประชุม คือ การที่บุคคลกลุ่มหนึ่งมาพบกันด้วยวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างในระหว่างการประชุม  ผู้เข้าประชุมแต่ละคนอาจเป็นได้ทั้งผู้ส่งสาร และ ผู้รับสาร

     สาร  ที่ปรากฏในที่ประชุมอาจแบ่งได้ 2 ประเภท คือ สารของผู้เข้าประชุมเป็นส่วนตัว และสารของผู้เข้าร่วมประชุมที่เป็นส่วนรวม ที่เรียกว่า มติของที่ประชุม

     สื่อ  ที่ใช้ในการประชุมมีหลายชนิดแล้วแต่ขนาดและลัษณะของการประชุม

     ภาษา  เป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารที่ใช้ในการประชุม จึงควรทำความเข้าใจศัพท์เฉพาะในการประชุมประเภทต่างๆ และสามารถใช้ภาษาได้อย่างถูกต้อง

ศัพท์เฉพาะในการประชุม

     - ศัพท์ที่ใช้เรียกรูปแบบ ของการประชุม  รูปแบบของการประชุมแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ 

1. การประชุมเฉพาะกลุ่ม  เป็นการประชุมเฉพาะผู้มีสิทธิ์และหน้าที่เข้าประชุมเท่านั้น หรืออาจมีผู้ได้รับเชิญเป็นกรณีพิเศษก็ได้ เช่น การปชุมคณะกรรมการหรืออนุกรรมการ
     การประชุมกลุ่มมีทั้งการประชุมตามปกติและการประชุมพิเศษ
     การประชุมเฉพาะกลุ่มที่มีรูปแบบย่อยๆและเป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย มีดังนี้
        การประชุมปรึกษา  เป็นการประชุมของกลุ่มบุคคลที่มีภารกิจร่วมกัน
        การสัมมนาหรือการประชุมสัมมนา  เป็นการประชุมเฉพาะกลุ่มตามหัวข้อที่กำหนดเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดและประสบการณ์
2. การประชุมสาธารณะ  คือ  การที่ประชุมที่เปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมฟัง ซักถาม และแสดงความคิดเห็นในประเด็นต่างๆตามหัวข้อการประชุมด้วย
     - ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคล ที่เกียวข้องกับการประชุม  การประชุมทุกรูปแบบมีบุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย จึงมีชื่อเรียกเป็นศัพท์เฉพาะที่เราควรทราบ ดังนี้
     ผู้จัดประชุม  คือ ผู้ริเริ่มให้เกิดการประชุมขึ้น อาจเป็นบุคคลหรือคณะกรรมการ
     ผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมประชุม  ได้แก่ บุคคลที่ได้รับเชิญหรือได้รับการแต่งตั้งให้เข้าประชุมหรือมีสิทธิ์เข้าร่วมประชุมได้
     ผู้เข้าประชุม  คือ ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมที่ได้มาปรากฏตัวอยู่ ณ ที่ประชุมนั้นและพร้อมที่จะร่วมแสดงความคิดเห็นในการประชุม
     องค์ประชุม  ผู็มีสิทธิ์เข้าประชุมตามข้อบังคับ ถ้าผู้ประชุมยังมาไม่ครบตามจำนวนที่กำหนดไว้ก็ถือว่ายังไม่ครบองค์ประชุม การประชุมจะดำเนินการไม่ได้
***** ในการประชุมเฉพาะกลุ่ม ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม มีตำแหน่งหน้าที่ต่างๆกัน ดังนี้
          ประธาน          คือ  ผู้ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด
          รองประธาน   คือ  ผู้ทำหน้าที่แทนประธานเมื่อประธานไม่อยู่
          เลขานุการ     คือ  บันทึกรายงานการประชุมและอำนวยความสะดวกต่างๆ
          ผู้ช่วยเลขานุการ  คือ  ผู้ทำหน้าที่ช่วยเลขานุการ
          กรรมการ       คือ  ผู้ทำหน้าที่พิจารณาเรื่องที่อยู่ในวาระการประชุม
          เหรัญญิก       คือ  ผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบด้านการเงิน
          ประชาสัมพันธ์  คือ  ผู้ทำหน้าที่เผยแพร่ข่าวสารและสร้างสรรค์ควาสัมพันธ์ที่ดีแก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
          ประธานฝ่ายหาทุน  คือ  ผู้ทำหน้าที่หาทุุนให้แก่องค์การเพื่อใช้จ่ายในกิจกรรมต่างๆ
          ประธานฝ่ายวิชาการ  คือ  ผู้ทำหน้าที่จัดกิจกรรมและงานด้านวิชาการต่างๆ
*****  ในการประชุมสาธารณะ คำ ประธาน มีความหมายเป็น 2 นัย คือ
          ประธานในพิธีเปิดและปิดการประชุม  ซึ่งมักจะเป็นผู้อาวุโส มีตำแหน่งสูง ประธานในพิธีเปิดและปิดไม่มีหน้าที่โดยตรงในการควบคุมการประชุม
          ประธานที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุม  ผู้จัดประชุมจะกำหนดตัวบุคคลเพื่อทำหน้าที่เป็นช่วงๆไปตามที่กำหนดไว้ในลำดับของการประชุม
          พิธีกร  เป็นผู็ดูแลความเรียบร้อยของที่ประชุม
          ที่ประชุม  คือ  บุคคลผู้เข้าประชุมทั้งหมด แต่ไม่รวมถึงผู้จัดประชุม
     -  ศัพท์ที่ใช้เรียกวิธีสื่อสารในการประชุม มีดังนี้
          เสนอ  คือ  บอกให้ที่ประชุมพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
          ข้อเสนอ  คือ  ข้อความที่เสนอทั้งหมด ทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือวาจา
          สนับสนุน  คือ  แสดงความเห็นด้วยกับข้อเสนอ
          คัดค้าน  คือ  การแสดงความไม่เห็นด้วย หรืออาจขอแก้ไขในบางส่วน
          อภิปราย  คือ  การแสดงความคิดเห็นทั้งสนับสนุนและคุดค้านอย่างมีเหตุผลประกอบ
          ผ่านและตก  คือ  ข้อเสนออาจเป็นที่ยอมรับหรือไม่ยอมรับของที่ประชุม ถ้าที่ประชุมยอมรับเรียกว่า ผ่าน ถ้าที่ประชุมไม่ยอมรับเรียกว่า ตก 
          มติของที่ประชุม  คือ ข้อตัดสินใจของที่ประชุมเพื่อให้นำไปปฏิบัติ มติของที่ประชุมอาจเป็น มติเอกฉันท์ ซึ่งหมายความว่าผู้เข้าร่วมประชุมเห็นพ้องต้องกันทุกคน หรือ มติโดยเสียงข้างมาก ซึงหมายความว่าผู้เข้าร่วมประุมส่วนใหญ่เห็นด้วยกับการตัดสินใจนั้น

การอภิปราย

หลักเกณฑ์ในการอภิปรายมี 5 ประการ 

      1. การอภิปรายเป็นการใช้ความคิดร่วมกับผู้อื่น มีการลำดับขั้นตอนในการคิดดังนี้

          ขั้นที่ 1  ผู้ร่วมอภิปรายพยายามร่วมกันทำความเข้าใจในตัวปัญหาให้ตรงกัน

          ขั้นที่ 2  เมื่อเข้าใจปัญหาตรงกันแล้ว ก็ช่วยกันพิจารณาปัญหานั้นแยกประเด็นที่เกี่ยวพันกัน แยกสาเหตุต่างๆที่ทำให้เกิดปัญหา

          ขั้นที่ 3  ผู้ร่วมอภิปรายช่วยกันเสนอแนะแนวทางแก้ปัญหาด้วยวิธีการต่างๆ พิจารณาดูข้อดีข้อเสียของวิธีการแก้ปัญหา

          ขั้นที่ 4  แนะทางปฏิบัติข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหา

     2. มีผู้นำอภิปรายเพื่อคอยกำกับให้การอภิปรายดำเนินไปสู่จุดมุ่งหมายที่ต้องการจะแก้ปัญหา

     3. ผู้อภิปรายอาจเปลี่ยนความคิดเห็นของตนเองได้ ขึ้นอยู่กับเหตุผลและข้อเท็จจริงต่างๆ

     4. การอภิปรายควรมีการเตรียมข้อมูลไว้ก่อน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จะนำมาพิจารณาร่วมกัน

     5. การอภิปราย ผู้อภิปรายต้องมีสมรรถภาพในการพูดและการฟังเป็นพิเศษ

ประเภทของการอภิปราย

     การอภิปรายแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ

          1. การอภิปรายอย่างกันเอง  มีลักษณะคล้ายกับการสนทนากันเป็นกลุ่ม

          2. การอภิปรายในการประชุมศึกษา  การอภิปรายประเภทนี้จะทำอย่างมีแบบแผน 

การอภิปรายที่นิยม อาจจัดเป็นคณะและการอภิปรายเชิงบรรยายก็ได้หลายรูปแบบ เช่น

          การอภิปรายเป็นคณะ และ การอภิปรายเชิงบรรยายหรือการแลกเปลี่ยนความรู้